ASSISTENZA VIRTUALE
AMMINISTRATIVA
Assistente virtuale - LA NASCITA DI UN'ESIGENZA PER LE PICCOLE-MEDIE REALTA'
Sei un LIBERO PROFESSIONISTA? Sei titolare di una DITTA INDIVIDUALE? Sei amministratore di una PICCOLA-MEDIA IMPRESA?
Probabilmente ti stai chiedendo come puoi gestire tutto da solo. Probabilmente lo stress inizia a farsi sentire. Tutte quelle mansioni accessorie ma indispensabili per la tua attività cominciano a pesare sulla tua attività, un’attività che, invece, vorresti poter dedicare al 100% per farla crescere nel modo migliore.
Una segretaria? Forse un’impiegata amministrativa? La risposta a questa domanda è iniziare un rapporto collaborativo con un’assistente virtuale amministrativa di fiducia.
Forse sono di parte, essendo io stessa un’assistente virtuale specializzata in servizi amministrativi, ma in questo articolo voglio spiegarti dell’importanza di un’assistente virtuale amministrativa per le piccole realtà d’impresa e nel perché credo fermamente che sia la scelta migliore per le piccole realtà di cui sopra.
Assistente virtuale - COS'E' UN'ASSISTENTE VIRTUALE?
Cos’è un’assistente virtuale amministrativa?
Un’assistente virtuale amministrativa è una professionista che lavora da remoto e svolge una serie di compiti amministrativi e non solo. L’assistente virtuale può occuparsi di varie attività come preparare documenti, occuparsi della fatturazione della clientela, gestire social media e altro ancora.
Un’assistente virtuale è un collaboratore esterno che offre servizi di assistenza virtuale a clienti in modo indipendente piuttosto che come dipendente di una ditta. Un assistente virtuale professionale può fornire una vasta gamma di servizi di supporto aziendale, tra cui la gestione delle email, la fatturazione, l’organizzazione di appuntamenti, la gestione dei flussi di cassa, la ricerca online, la gestione dei social media, etc.
L’assistente virtuale lavora tipicamente in remoto e utilizza tecnologie di comunicazione digitale per interfacciarsi con il cliente. Solitamente gli assistenti virtuali professionisti offrono servizi personalizzati che soddisfano le specifiche esigenze del cliente
Assistente virtuale - PERCHE' CONVIENE
Perché le piccole realtà dovrebbero assumere un’assistente virtuale amministrativa?
I perché sono molteplici. Ecco quelli che, dal mio personale punto di vista, sono i più salienti:
RISPARMIO DEL TEMPO
Uno dei principali vantaggi di lavorare con un’assistente virtuale amministrativa è il risparmio di tempo.
Il tempo è una delle risorse più preziose che possiamo avere ed è buona norma gestirlo al meglio.
Quando hai qualcuno che si occupa di tutte quelle attività amministrative, hai più tempo per concentrarti sulla gestione della tua attività principale, sullo sviluppo di nuove idee, sulla crescita del tuo business. L’assistente virtuale ti ridona quel tempo prezioso per la tua attività che altrimenti sarebbe relegata a mansioni accessorie e necessarie alla tua attività, ma non sono il focus della tua attività.
RIDUCE LO STRESS
Delegare le mansioni accessorie e necessarie per la tua attività, ridonano il giusto ritmo ed energia alla concentrazione per la tua attività primaria, la tua reale competenza e passione.
Delegare significa anche migliorare l’organizzazione aziendale e aumentare la produttività.
Inoltre, e non da poco conto, non ci si sente più soli, avendo di fatto acquisito un partner strategico per raggiungere il bene comune aziendale.
Delegando all’assistente, può trovare in questa figura anche anche un valido supporto, ascoltando i problemi aziendali e suggerendo soluzioni in base alla sua esperienza pregressa nel settore.
Tutti fattori che contribuiscono a ridurre la pressione e lo stress del libero professionista o del proprietario d’impresa.
RIDUZIONE DEI COSTI
Avere come collaboratore un’assistente virtuale amministrativa è meno costoso rispetto all’assunzione di un dipendente: al costo dell’assistente virtuale non devi aggiungere i contributi, le ferie, il TFR, le assicurazioni, i costi di formazione, quelli relativi al consulente di lavoro e tutte le spese relative al costo dell’ufficio (incluse le utenze, le attrezzature e i materiali vari).
Inoltre lo paghi solo per il tempo cui davvero lavora e in base ad un progetto.
COMPETENZA PROFESSIONALE/MAGGIORE EFFICIENZA
Un’assistente virtuale amministrativa con esperienza sa gestire una vasta gamma di attività d’ufficio ed un’ottima capacità di problem solving per le situazioni più disparate che possono crearsi nella gestione delle pratiche amministrative, contabili e di segreteria.
Grazie alla sua esperienza e alle sue competenze, l’assistente virtuale può gestire le attività in modo efficiente, risparmiando tempo e denaro. Inoltre, un’assistente virtuale può anche suggerire soluzioni migliorative per ottimizzare i processi aziendali.
COLLABORATORE DI FIDUCIA
Avere un’assistente virtuale significa avere un collaboratore che lavora per e con il tuo stesso obiettivo: il benessere della tua azienda. Perché vorrà terminare il suo operato il prima possibile e al meglio delle sue capacità. Perchè la tua soddisfazione è la sua soddisfazione.
TOOLS per la gestione amministrativa
I tools per la gestione amministrativa sono:
PACCHETTO OFFICE della Microsoft + DROPBOX – per creazione, archiviazione e condivisione file (a pagamento)
. GOOGLE DRIVE con i relativi FOGLI – per creazione , archiviazione e condivisione (free sino a 15GB)
. ZOOM – per videochiamate (si può entrare con qualsiasi email)
. GOOGLE MEET – per videochiamate (valido solo se si ha un account Gmail). L’incontro può anche essere programmato e condiviso in GOOGLE CALENDAR
. SKYPE – per videochiamate (utilizzato da molti utenti Linkedin)
. GOOGLE CALENDAR – agenda virtuale
. NOTION – per organizzare al meglio le tue idee
. TRELLO – alternativa “più semplice”, ma anche meno versatile, di Notion